Муниципальное автономное общеобразовательное
учреждение – гимназия № 94 (МАОУ – гимназия № 94)
Юридический адрес: г. Екатеринбург, ул. Бажова, 139
тел. 350-60-10, 355-27-12, e-mail: gimnaziya94@eduekb.ru

ПРИНЯТО
Общим собранием работников
Учреждения
Протокол от 08.09.2026 № 4

УТВЕРЖДЕНО
приказом директора МАОУ – гимназии №
94 от 14.09.2026 № 82/1-О

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном хранении документов

Екатеринбург 2026

2
1. Общие положения
1.1. Архивное хранение в МАОУ – гимназии № 94 обеспечивает
комплектование, учёт, сохранность, экспертизу ценности и законное
использование документов, образующихся в деятельности гимназии, на
бумажных и электронных носителях.
1.2. Основания: федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ, от
29.12.2012 № 273-ФЗ и от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Правила, утверждённые
приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, Примерное положение об архиве
организации, утверждённое приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 в
действующей редакции, применимые перечни сроков хранения,
региональные требования и Устав.
1.3. Директор назначает ответственного за архив, определяет его
обязанности, замещение, места хранения и взаимодействие с
делопроизводством, кадровой службой, бухгалтерией и техническими
специалистами. Обязанности оформляются с соблюдением трудового
законодательства; наличие отдельной штатной должности настоящим
актом не предполагается.
1.4. Гимназия обеспечивает необходимые помещения, оборудование,
средства защиты и ресурсы. Статус источника комплектования
государственного или муниципального архива и порядок взаимодействия с
ним определяются по действующим решениям уполномоченного архивного
органа, а не предполагаются автоматически.
2. Состав и комплектование
2.1. На архивное хранение принимаются документы постоянного
хранения, временного хранения свыше десяти лет и по личному составу,
законченные делопроизводством и оформленные по правилам. При
необходимости по решению директора могут храниться и другие
документы с обеспечением их учёта и сроков.
2.2. Принимаются также законно переданные документы
учреждений-предшественников, описи, учётные и справочные материалы.
Личные фонды работников комплектуются только при добровольной
передаче, наличии соответствующего основания и оформленных условий
использования; личные бумаги не изымаются автоматически.
2.3. Состав дел, заголовки, индексы, сроки и основания определяются
номенклатурой дел. Она охватывает все направления, включая электронные
документы, и уточняется при изменении функций и обязательных
требований. Срок не устанавливается произвольно по объёму свободного
места.
2.4. Подлежащие передаче дела принимаются не ранее чем через один
год и не позднее чем через три года после завершения в делопроизводстве
по Правилам № 77. Внутренний график гимназии предусматривает
передачу, как правило, в пределах двух лет; специальные правила для
отдельных категорий и необходимые согласования сохраняются.

3
2.5. Передающее подразделение формирует и описывает дела,
проверяет комплектность, даты, заголовки, нумерацию и заверительные
записи, наличие приложений. Ответственный за архив сверяет дела с
описью и оформляет приём. Недостающие документы разыскиваются; их
отсутствие не маскируется фиктивной отметкой о приёме.
3. Хранение и учёт
3.1. Архив ведёт учёт поступления, наличия, движения, выдачи и
выбытия документов, формирует описи и справочный аппарат. Каждое
принятое дело имеет идентифицируемое место хранения. Проверки
наличия и состояния организуются по действующим правилам и плану
работы.
3.2. Помещения и оборудование обеспечивают сохранность,
противопожарный и охранный режимы и необходимые условия хранения.
Посторонний доступ исключается. При обнаружении повреждений,
плесени, затопления или утраты немедленно уведомляется директор и
принимаются меры сохранения и восстановления.
3.3. Электронные дела принимаются с составом файлов,
необходимыми метаданными, сведениями о подлинности и электронной
подписи в применимых случаях. Проверяются читаемость, комплектность и
отсутствие вредоносного кода. Одна распечатка не заменяет подлинный
электронный документ без предусмотренного основания.
3.4. Обеспечиваются резервирование и проверка восстановления,
разделение прав, контроль целостности и пригодность форматов. При
переносе на новые носители и системы документируются полнота и
неизменность содержания; сохраняются связи между документами и
реквизитами. Рабочая резервная копия не подменяет архивное дело.
3.5. Документы об образовательных результатах хранятся также по
единому Положению об индивидуальном учёте и хранении результатов. Их
архивная сохранность обеспечивается независимо от действующего
оператора электронного журнала и прекращения доступа к его сервису.
4. Использование и запросы
4.1. Архив предоставляет руководству сведения о составе и
содержании документов, выдаёт дела для законной служебной работы и
оформляет справки, выписки и копии по обращениям граждан и
организаций в пределах компетенции гимназии.
4.2. Перед выдачей проверяются личность или полномочия заявителя,
основание доступа и наличие охраняемых сведений. Данные других лиц
исключаются из выписки, если их раскрытие не разрешено законом.
Запросы о трудовом стаже, обучении и иных социально-правовых
обстоятельствах исполняются бесплатно в предусмотренных законом
случаях.

4
4.3. Срок ответа определяется видом запроса и применимым законом.
Выдача работнику документов по статье 62 ТК РФ производится не
позднее трёх рабочих дней; иной запрос не используется для
искусственного продления этого срока. Если документ отсутствует,
сообщаются результаты поиска и известное место возможного хранения без
выдумывания сведений.
4.4. Выдача подлинного дела уполномоченному работнику
регистрируется с датой, составом, получателем, целью и сроком возврата.
При возврате проверяются наличие и состояние. Передача подлинников вне
гимназии допускается по установленному законному основанию и
документируется.
4.5. Справки и копии содержат архивные ссылки и удостоверяются
уполномоченными лицами. Не допускаются изменение смысла оригинала,
включение предположений вместо фактов и заверение непроверенных
данных. Доступ для научных целей обеспечивается только при соблюдении
архивных и иных ограничений.
5. Экспертиза ценности и уничтожение
5.1. Экспертиза ценности проводится с участием экспертной
комиссии гимназии и ответственного за архив. Рассматриваются сроки и
основания, состав документов, необходимость постоянного хранения и
наличие незавершённых споров, проверок или иных оснований сохранения.
5.2. Сокращение обязательных сроков запрещается. По документам,
срок которых не установлен применимым перечнем либо требует
уточнения, вопрос решается в установленном архивном порядке; до
решения документы не уничтожаются.
5.3. Акты о выделении к уничтожению, описи постоянного хранения
и
иные
документы
рассматриваются
и
согласовываются
с
экспертно-проверочной комиссией или соответствующим архивом в
случаях, предусмотренных законом и статусом гимназии. Директор
утверждает документы в надлежащей последовательности после
необходимых согласований.
5.4. Уничтожение производится после истечения срока и завершения
процедуры способом, исключающим восстановление охраняемых
сведений. Оформляются подтверждающие документы, в учёте отражается
выбытие. Продажа или передача необработанных дел с персональными
данными как обычной макулатуры не допускается.
5.5. При реорганизации или ликвидации выполняются требования о
передаче документов правопреемнику или соответствующему архиву.
Директор обеспечивает финансирование, упорядочение, описи и акт
передачи; прекращение деятельности не является основанием выбросить
документы.

5
6. Права, обязанности и контроль
6.1. Ответственный за архив запрашивает необходимые сведения,
проверяет оформление дел, возвращает недостаточно оформленные дела на
доработку с указанием замечаний, консультирует работников, участвует в
подготовке номенклатуры и экспертизе ценности и сообщает директору о
рисках утраты.
6.2. Руководители направлений отвечают за своевременное и полное
формирование и передачу документов. Технические специалисты
обеспечивают предусмотренные меры сохранности электронных данных;
они не вправе самостоятельно удалять архивы при обновлении техники.
6.3. Ответственный за архив ведёт план работы и учёт выполненных
мероприятий, повышает квалификацию по необходимым вопросам.
Директор контролирует условия хранения, исполнение графика и
устранение недостатков. Ответственность работников определяется
законом и установленными обязанностями.
6.4. Положение утверждается и изменяется в порядке Устава;
затрагивающие трудовые права нормы принимаются с соблюдением
трудового законодательства. С документом знакомятся ответственные
работники. Конкретные места, состав комиссии, график и номенклатура
оформляются по фактической организации архива.